Cykliczne umówienie wizyt/serie wizyt
Cykliczne umawianie wizyt to wygodna funkcja umożliwiająca profesjonalistom automatyzację procesu umawiania spotkań z pacjentami o regularnych odstępach czasu. Dzięki tej funkcji, nie musisz każdorazowo tworzyć nowych rezerwacji, co znacząco oszczędza czas i poprawia organizację pracy.
Korzyści z cyklicznego umawiania wizyt:
- Oszczędność czasu: Użytkownik nie musi powtarzać tych samych kroków przy umawianiu kolejnych wizyt tego samego pacjenta.
- Zarządzanie czasem: Ułatwia planowanie harmonogramu i zapewnia przewidywalność spotkań.
- Lepsza organizacja: Umożliwia sprawniejsze zarządzanie kalendarzem i śledzenie terminów wizyt.
- Zadowolenie pacjentów: Pacjenci doceniają możliwość zaplanowania stałych wizyt, co ułatwia im organizację i podnosi komfort korzystania z usług.
Przykłady zastosowań cyklicznych wizyt:
- Rehabilitacja: Regularne sesje z fizjoterapeutą.
- Psychoterapia: Cykliczne spotkania z psychologiem.
- Konsultacje lekarskie: Wizyty kontrolne u lekarza.
- Usługi kosmetologiczne: Zabiegi pielęgnacyjne.
Cykliczne umawianie wizyt to praktyczne rozwiązanie, które ułatwia zarządzanie czasem i organizację spotkań, zarówno dla profesjonalistów, jak i ich pacjentów.
W MONI istnieją możliwość rejestrowania wizyt cyklicznych, można zarejestrować serię spotkań czy wizyt do jednego specjalisty, jak i zarejestrowania pacjenta na kilka wizyt w danym dniu u różnych specjalistów. Czyli załóżmy, że pacjent przyjeżdża do nas na wizytę z bardzo daleka i chciałby się umówić jednocześnie do 3 specjalistów. Właśnie dzięki serii wizyt możemy to zrobić prosto i szybko.
Opcje umawiania wizyt
- Umawianie wizyt do siebie – wyszukiwanie wolnego terminu w kalendarzu aktualnego specjalisty przez aktualnego specjalistę.
- Umawianie wizyt do dowolnego specjalisty – system przeszukuje dostępne terminy u wszystkich specjalistów w placówce.
Można umówić pacjenta do wielu specjalistów w danym dniu.
Ta opcja jest dostępna dla administratora, rejestracji i specjalistów, którzy mają dostęp do kalendarzy innych specjalistów.
Włączenie funkcji cyklicznych wizyt
Aby cykliczne umawianie wizyt było możliwe w Ustawieniach jednostki, w zakładce „Ustawienia” i w zakładce „Ogólne” włącz funkcję „Cykliczne umawianie wizyt”.
Umawianie wizyty do dowolnego specjalisty krok po kroku
Po kliknięciu przycisku „Seria wizyt” z poziomu zakładki „terminarz” lub „pracujący dzisiaj” pojawi się okno rezerwacji.
Filtrowanie listy specjalistów po specjalizacji
Na samym górze widać pole „specjalizacja”. Możemy go używać, jeśli chcemy przefiltrować listę specjalistów w placówce po określonej specjalizacji. Wystarczy kliknąć w to pole, wybrać interesującą nas specjalizację , a lista specjalistów zostanie zaktualizowana zgodnie z wybraną specjalizacją. Jeśli chcemy wyczyścić filtr, to znaczy chcemy pokazać wszystkich specjalistów, a nie tylko danej specjalizacji. Wystarczy kliknąć w pole „specjalizacja”, a następnie ikonę gumki. Wtedy ponownie zobaczymy listę wszystkich specjalistów.
Wybór specjalisty z listy
Aby wyszukać wolne terminy dla danego specjalisty należy wybrać specjalistę z listy. Wystarczy kliknąć w jego nazwisko.
Wybór typu wizyty i zmiana czasu trwania
Aby wyszukać wolne terminy, należy wskazać rodzaj wizyty, na który chcemy umówić pacjenta. Jeśli wizyta trwa np. 2 godziny, system wyszuka dwugodzinne przedziały w kalendarzu.
Można ręcznie zmienić czas trwania wizyty – wystarczy, że wpiszemy dowolny czas trwania (w minutach) i klikniemy ENTER, a system wyszuka wolne terminy w kalendarzu zgodnie z podanym czasem.
Kliknij „Serie wizyt”.
Cykliczne umówienie wizyty
W nowym oknie określ:
- Liczbę spotkań: Określ, ile wizyt ma zostać umówionych.
- Częstotliwość: Wybierz częstotliwość wizyt: codziennie, co tydzień, co miesiąc, co rok.
- Co ile? Określ, co ile dni, tygodni, miesięcy, itd. ma się odbywać wizyta.
- Datę od: Wybierz datę, od której ma być umówiona pierwsza wizyta.
- Dni tygodnia: Opcjonalnie możesz wskazać dni tygodnia, w jakie chcesz umówić pacjenta na wizytę.
- Preferowane godziny wizyt: Wybierz godziny, w jakich chcesz umówić pacjenta na wizytę (np. jeśli pacjent pracuje do 16:00, wybierz godziny od 16:00 do zamknięcia placówki).
Lista terminów: Po ustawieniu preferencji pojawi się lista dostępnych terminów. Jeśli wybrałeś 6 spotkań, system wyświetli 6 dni z listą wolnych terminów. Wystarczy zaznaczyć odpowiednie godziny w poszczególnych dniach i kliknąć „Zatwierdź terminy”.
Wybór pacjenta i wpisanie szczegółów:
Następnie pojawi się okno, w którym należy:
- Wybrać pacjenta.
- Wpisać nazwę serii wizyt.
- Opcjonalnie, dodać komentarz.
Następnie klikamy „Gotowe” pacjent zostaje umówiony ta całą serię wizyt.
Jak umówić pacjenta do kilku specjalistów w danym dniu?
Cel: Funkcja serii wizyt w MONI pozwala na umawianie pacjentów do wielu specjalistów w tym samym dniu, co jest szczególnie przydatne w przypadku pacjentów, którzy przyjeżdżają z daleka i chcieliby odwiedzić kilku specjalistów za jednym razem.
- Przejdź do zakładki „Terminarz” lub „Pracujący dzisiaj”.
- Kliknij przycisk „Seria wizyt”.
To otworzy okno rezerwacji wizyt. - Wybierz specjalistów.
Z listy dostępnych specjalistów wybierz tych, do których pacjent chce się umówić. Załóżmy, że pacjent chce odwiedzić 3 specjalistów w tym samym dniu. - Wybór typu wizyty.
Określ, jaki typ wizyty pacjent chce zarezerwować (np. konsultacja, zabieg, kontrola). Kliknij „Seria wizyt”.
- Określenie liczby spotkań.
Pojawi się nowe okno. W nim wpisz liczbę spotkań, np. „3”.
Zaznacz pole „wszystkie wizyty w jednym dniu (u kilku specjalistów)”. - Wybór daty.
Ustal datę, od której mają się odbywać wizyty, np. we wtorek. Upewnij się, że wybierzesz dokładną datę, aby system mógł pokazać wszystkie dostępne terminy na ten dzień. - Lista dostępnych terminów.
Po wprowadzeniu wszystkich informacji, system wyświetli listę dostępnych terminów u wybranych specjalistów w wybranym dniu (np. we wtorek). Zobaczysz terminy dla 3 specjalistów. - Wybór godzin wizyt.
Z dostępnej listy wybierz 3 godziny (jedna po drugiej), które pasują pacjentowi. Możesz kliknąć odpowiednie terminy na liście. - Zatwierdzenie terminów.
Po wybraniu godzin kliknij „Zatwierdź terminy”. Wizyty zostaną automatycznie zapisane w kalendarzu dla wybranych specjalistów.
Funkcja ta pozwala w prosty sposób zorganizować wizyty dla pacjentów, którzy potrzebują spotkań z różnymi specjalistami w krótkim czasie. Dzięki temu, proces umawiania pacjentów jest znacznie bardziej efektywny i oszczędza czas zarówno dla personelu, jak i pacjentów.
Umawianie wizyty do siebie (aktualny specjalista)
Po kliknięciu przycisku „Seria wizyt” z poziomu strony głównej lub zakładki „terminarz” pojawi się nowe okno.
Wybór typu wizyty i zmiana czasu trwania
- Aby wyszukać wolne terminy, należy wskazać rodzaj wizyty, na który chcemy umówić pacjenta. Jeśli wizyta trwa np. 2 godziny, system wyszuka dwugodzinne przedziały w kalendarzu.
- Można ręcznie zmienić czas trwania wizyty – wystarczy, że wpiszemy dowolny czas trwania (w minutach) i klikniemy ENTER, a system wyszuka wolne terminy w kalendarzu zgodnie z podanym czasem.
- Następnie kliknij przycisk „Serie wizyt”.
Cykliczne umówienie wizyty
W nowym oknie określ:
- Liczbę spotkań: Określ, ile wizyt ma zostać umówionych.
- Częstotliwość: Wybierz częstotliwość wizyt: codziennie, co tydzień, co miesiąc, co rok.
- Co ile? Określ, co ile dni, tygodni, miesięcy, itd. ma się odbywać wizyta.
- Datę od: Wybierz datę, od której ma być umówiona pierwsza wizyta.
- Dni tygodnia: Opcjonalnie możesz wskazać dni tygodnia, w jakie chcesz umówić pacjenta na wizytę.
- Preferowane godziny wizyt: Wybierz godziny, w jakich chcesz umówić pacjenta na wizytę (np. jeśli pacjent pracuje do 16:00, wybierz godziny od 16:00 do zamknięcia placówki).
Lista terminów: Po ustawieniu preferencji pojawi się lista dostępnych terminów. Jeśli wybrałeś 6 spotkań, system wyświetli 6 dni z listą wolnych terminów. Wystarczy zaznaczyć odpowiednie godziny w poszczególnych dniach i kliknąć „Zatwierdź terminy”.
Wybór pacjenta i wpisanie szczegółów:
Następnie pojawi się okno, w którym należy:
- Wybrać pacjenta.
- Wpisać nazwę serii wizyt.
- Opcjonalnie, dodać komentarz.
Następnie klikamy „Gotowe” pacjent zostaje umówiony ta całą serię wizyt.
Jak sprawdzić, czy wszystkie wizyty z serii zostały zrealizowane?
Funkcja cyklicznych wizyt w MONI pozwala na śledzenie postępu realizacji wszystkich wizyt z danej serii. Dzięki temu w łatwy sposób możesz monitorować, ile wizyt zostało już zrealizowanych, a ile jeszcze trzeba zaplanować.
- Znajdź wizytę z serii.
Na każdej wizycie z serii znajduje się informacja, że jest to wizyta z konkretnej serii, wraz z numerem wizyty w tej serii. - Kliknij w daną wizytę.
Kiedy klikniesz w wizytę z serii, zobaczysz szczegóły tej wizyty. - Sprawdź szczegóły serii wizyt.
Po kliknięciu w wizytę, zobaczysz dodatkowe informacje o danej serii, takie jak:- Ile wizyt było zaplanowanych w serii.
- Ile wizyt zostało już zrealizowanych.
- Ile wizyt zostało anulowanych.
- Ile wizyt jeszcze pozostało do zrealizowania.
Dzięki tym informacjom masz pełen wgląd w status cyklicznych wizyt i możesz łatwo monitorować postęp realizacji spotkań.