tel. 32 307 80 99
Jak możemy pomóc?
< Wszystkie artykuły

Przedpłaty za wizyty

Wyświetlenia:5

Przedpłaty w MONI — jak działają i co zyskujesz

Funkcja przedpłat pozwala pobrać od pacjenta zaliczkę za wizytę. Poniżej znajdziesz kompletny opis działania — od logiki wysyłek i terminów płatności po automatyczne zmiany statusów i korzyści biznesowe. (Instrukcja uruchomienia modułu, przypisania skrzynek i tworzenia wzorców wiadomości znajduje się w Twojej sekcji konfiguracji przedpłat).

Jak działają przedpłaty?

  • Automatyczna wysyłka po zapisaniu wizyty
    Po zapisaniu wizyty z wymaganą przedpłatą MONI automatycznie wyśle wiadomość do pacjenta (e-mail/SMS — zgodnie z ustawieniami w Ustawieniach jednostki) na podstawie wskazanego wzorca wiadomości.
  • Terminy na dokonanie płatności
    • Jeśli do wizyty pozostało ≥ 72 godziny, pacjent ma 72 godziny na opłacenie przedpłaty.
    • Jeśli do wizyty pozostało < 72 godziny (mniej niż 3 dni), pacjent ma 90 minut na dokonanie płatności.
    • Termin na dokonanie płatności jest wyświetlany na wizycie.
  • Po zaksięgowaniu wpłaty
    • MONI automatycznie odnotuje płatność przy wizycie.
    • Zmieni status wizyty na „Potwierdzona (wpłata)”.
    • Wyśle do pacjenta potwierdzenie wpływu środków i potwierdzenie terminu wizyty.
  • Gdy pacjent nie zapłaci w terminie
    • MONI automatycznie zmieni status wizyty na „Anulowana (brak wpłaty)”.
    • Wyśle do pacjenta informację o anulowaniu wizyty z powodu braku wpłaty.
    • Odpowiednio wcześniej możesz wpisać na ten termin innego pacjenta.

Co dają zaliczki?

  • Oszczędność czasu – Nie musisz ręcznie sprawdzać wpływów ani odznaczać płatności w systemie. MONI robi to automatycznie, a pacjent nie dzwoni z pytaniem, czy przelew dotarł — dostaje automatyczne powiadomienia.
  • Wcześniejsze wykrywanie luk w grafiku – Brak opłaty w terminie automatycznie anuluje wizytę — z wyprzedzeniem widzisz wolne sloty i możesz zapisać innego pacjenta.
  • Mniejsze straty przy niepojawieniu się pacjenta (no-show) – Jeżeli pacjent wpłacił zaliczkę, a nie przyszedł, nie ponosisz pełnej straty. Zwroty są w pełni ręczne i to Ty decydujesz, czy zwrócić pieniądze.

Jak włączyć przedpłaty w MONI?

  1. Wejdź: Ustawienia jednostki → Przejdź do edycji ✎ (prawy górny róg) → Zakładka „Integracje” → Zakładka „Przedpłaty”
  2. Zaznacz pole „Funkcja przedpłat za wizyty”.
  3. Możesz również zaznaczyć pole „Automatyczne zwroty przedpłat”, a następnie określić „Termin zwrotu przedpłat” (o tej opcji możesz przeczytać niżej)
  4. Zapisz zmiany (prawy górny róg)

Automatyczne zwroty przedpłat

  • Jeśli opcja Automatyczne zwroty jest włączona, system wykona zwrot przedpłaty automatycznie, gdy status wizyty zostanie zmieniony na „Anulowana” co najmniej 7 dni przed planowanym terminem wizyty. Termin automatycznego zwrotu przedpłat można zmienić w polu „Termin zwrotu przedpłat”.
    • Domyślny termin zwrotu to ≥ 7 dni przed wizytą.
    • Liczbę dni można wydłużyć (nie skrócić).
    • Zwroty ręczne: dostępne bez ograniczeń (po dacie, przy zrealizowanej wizycie itp.).

Gdzie ustawić:

  • Ustawienia jednostki → Przejdź do edycji ✎ (prawy górny róg) → Zakładka „Integracje” → Zakładka „Przedpłaty”→ pola: „Automatyczne zwroty przedpłat” oraz „Termin zwrotu przedpłat”
    lub na poziomie indywidualnych ustawień użytkownika w placówce (ustawienie w Ustawieniach użytkownika ma pierwszeństwo przed wartością z ustawień jednostki):
    • Ustawienia jednostki → Przejdź do edycji ✎ (prawy górny róg) → Zakładka „Integracje” → Zakładka „Przedpłaty”→ Wyszukanie użytkownika → Przycisk „Edytuj ustawienia użytkownika w placówce”→ Zakładka „Przedpłaty”→ pola: „Automatyczne zwroty przedpłat” oraz „Termin zwrotu przedpłat”.

Przypisanie skrzynki do użytkownika (wymagane)

Każdy użytkownik, który będzie wysyłał prośby o przedpłatę, musi mieć przypisaną skrzynkę e-mail.

Jak to zrobić (wariant ogólny):

  1. Ustawienia jednostki → Przejdź do edycji ✎ (prawy górny róg) → Zakładka „Ustawienia” → Zakładka „Komunikacja”
  2. W sekcji „Skrzynki” przejdź do edycji skrzynki ✎, do której chcesz przypisać użytkowników
  3. W zakładce „Osoby z dostępem” przypisz użytkowników ustawiając:
    • Uprawnienia: „czytanie/pisanie”,
    • Domyślna: zaznaczone (tak).
  4. Zapisz.

Bez domyślnej skrzynki z prawami „czytanie/pisanie” wzorzec nie będzie mógł być użyty do wysyłki.

Dodanie wzorca wiadomości do pacjenta o przedpłacie

Ścieżka: Ustawienia jednostki → Przejdź do edycji ✎ (prawy górny róg) → Zakładka „Integracje” → Zakładka „Przedpłaty”→ Wyszukanie użytkownika → Przycisk „Dodaj wzorzec”

  1. Na liście osób znajdź specjalistę/użytkownika, dla którego chcesz utworzyć wzorzec.
  2. W menu po prawej stronie kliknij „Dodaj wzorzec”.
  3. Wybierz:
    • Utwórz na podstawie domyślnego wzorca (zalecane), albo
    • Utwórz nowy (pusty).
  4. Zostaniesz przekierowany do edycji treści wzorca – uzupełnij temat i treść.
  5. Kliknij Zapisz (u góry po prawej).

Pola (placeholdery), których możesz użyć we wzorcu

Nie usuwaj ani nie modyfikuj żadnych nawiasów/znaków w polach – w przeciwnym razie system nie podstawi wartości z wizyty.

Po wstawieniu do wiadomości system automatycznie podmieni pola w nawiasach odpowiednimi danymi z wizyty i ustawień placówki.

  • Planowana data wizyty: [Data_planowana]
  • Koszt całkowity wizyty: [Koszt_calkowity_wizyty]
  • Kwota przedpłaty: [Zaliczka]
  • Termin zapłaty: [Zaliczka_do]
  • Nazwa placówki: {mh.Settings['NazwaSkroconaPodmiotu']}
  • URL linku do płatności: {['Link_platnosci']}

Przykładowy wzorzec wiadomości e-mail (do skopiowania)

Dzień dobry,

potwierdzam wstępną rezerwację konsultacji lekarskiej w terminie: [Data_planowana].
Koszt konsultacji wynosi [Koszt_calkowity_wizyty] zł.
Warunkiem utrzymania rezerwacji jest wpłata zaliczki w wysokości: [Zaliczka] zł najpóźniej do: [Zaliczka_do]

Kliknij, aby zapłacić

Brak wpłaty w podanym terminie skutkuje automatycznym anulowaniem wizyty.
Po zaksięgowaniu wpłaty w terminie, wizyta zostaje potwierdzona mailowo.
W wypadku niestawienia się na wizytę bez wcześniejszego powiadomienia o odwołaniu wizyty z wyprzedzeniem co najmniej 72h, zaliczka przepada.

W przypadku pytań, problemów z płatnością lub chęci odwołania wizyty proszę o kontakt.

Pozdrowienia,
{mh.Settings[’NazwaSkroconaPodmiotu’]}

Włączanie przedpłaty dla konkretnego rodzaju wizyty/usługi

Automatycznie (na stałe przez cennik) – zalecane

  1. Wejdź do Cennika danego rodzaju wizyty.
  2. W polu „Przedpłata” wpisz wartość > 0,00 zł.
  3. Zapisz cennik.

Efekt: przy umawianiu wizyty tego typu MONI automatycznie włączy przedpłatę i użyje skonfigurowanego wzorca wiadomości.

Jeżeli wizyta będzie wizytą osobistą MONI wpisze kwotę przedpłaty z cennika rodzaju wizyty. Jeśli natomiast wizyta będzie teleporadą (czyli wizytą zdalną), wtedy MONI wstawi całą kwotę jaką ma zapłacić pacjent za wizytę.

Jednorazowo (ręcznie na wizycie)

  1. Podczas dodawania wizyty zaznacz pole „Przedpłata”.
  2. Wskaż kwotę zaliczki (wartość > 0,00 zł).
  3. Zapisz wizytę.

Checklista „diagnoza problemu”

Wiadomość z prośbą o przedpłatę nie wyszła

  • Moduł przedpłat włączony: Ustawienia jednostki → Integracje → Przedpłaty → „Funkcja przedpłat za wizyty”.
  • Kanał wysyłki ustawiony (e-mail/SMS) w Ustawieniach jednostki → Komunikacja.
  • Dane pacjenta: jest wypełniony e-mail (dla e-mail) lub telefon komórkowy (dla SMS).
  • Skrzynka użytkownika: przypisana, uprawnienie „czytanie/pisanie”, Domyślna = TAK.
  • Wzorzec wiadomości istnieje dla użytkownika przeprowadzającego wizytę.
  • Wizyta ma włączoną przedpłatę: cennik z przedpłatą > 0,00 zł lub ręcznie zaznaczone „Przedpłata” + kwota.
  • Placeholders we wzorcu niezmienione (np. [Zaliczka], {['Link_platnosci']}).

Status nie zmienił się na „Potwierdzona (zaliczka)” po wpłacie

  • Wizyta naprawdę ma włączoną przedpłatę (kwota > 0 zł).
  • Istnieje wpłata pod wizytą.
  • Wizyta ma status „Zaplanowana”
  • Brak edycji wzorca łamiącej placeholders (np. usunięte nawiasy).
  • Skrzynka i użytkownik z prawami „czytanie/pisanie” (system musi powiązać zdarzenie wysyłki i odpowiedzi).

Wizyta nie anulowała się po braku wpłaty

  • Upłynął właściwy limit czasu (≥ 72 h → 72 h; < 72 h → 90 min).
  • Wizyta wciąż ma status „Zaplanowana” i wymaganą przedpłatę.
  • Brak własnych manualnych zmian statusu w międzyczasie.
  • Moduł przedpłat włączony (pkt 1) i logika terminów nie była ręcznie „wyciszona” (np. usunięta przedpłata z wizyty).

Automatyczny zwrot nie wykonał się po anulowaniu

  • Opcja Automatyczne zwroty jest włączona.
  • Status wizyty zmieniony na „Anulowana” co najmniej tyle dni przed wizytą, ile wynosi okno zwrotu.
  • Okno zwrotu (dni): sprawdź w Ustawieniach jednostki i Ustawieniach lekarza.
    > Uwaga: ustawienia lekarza mają priorytet (mogą wydłużyć okno; nie można go skrócić poniżej domyślnych 7 dni).
  • Jeśli nie spełniono warunków automatu, wykonaj zwrot ręczny (dostępny bez ograniczeń).

Link do płatności nie działa / jest pusty w wiadomości

  • We wzorcu jest dokładnie: {['Link_platnosci']} (bez zmiany nawiasów/znaków).
  • Wizyta ma aktywną przedpłatę (system generuje link dla konkretnej wizyty).

Placeholders nie podstawiły wartości (w mailu puste pola)

  • Składnia pól zachowana (np. [Data_planowana], [Zaliczka], {mh.Settings['NazwaSkroconaPodmiotu']}).
  • W wizycie i ustawieniach istnieją dane, których dotyczy placeholder (np. ustawiona kwota zaliczki, cena, nazwa podmiotu).
  • Po edycji wzorca kliknięto Zapisz (i ewentualnie odświeżono widok).

Wiadomości wychodzą, ale pacjent ich nie otrzymuje

  • Kanał zgodny z danymi pacjenta (e-mail/telefon komórkowy).
  • Dla SMS: numer mobilny z właściwym prefiksem kraju; nie należy do listy opt-out/blacklist; nie jest numerem stacjonarnym.
  • Dla e-mail: brak literówek, pełna domena (np. „.pl”, „.com”).
  • (Opcjonalnie) wyślij wiadomość testową do siebie, aby wykluczyć filtr SPAM/u dostawcy.
Aktualizacja:
Spis treści
Wypróbuj MONI