Definicja: Obowiązkowe dokumenty EDM od 2026 to dwa rodzaje elektronicznej dokumentacji medycznej związane z ratownictwem, które mają być wytwarzane i wymieniane w procesie przekazania pacjenta do szpitala, a ich dostępność zależy od zgodności z wymaganiami systemowymi: (1) włączenie do katalogu rodzajów EDM; (2) indeksowanie dokumentu; (3) kanał udostępnienia i obsługa organizacyjna.
Ostatnia aktualizacja: 2026-03-06
Szybkie fakty
- Od 1 stycznia 2026 r. obowiązkowe jako EDM stają się KMCR i KMLZRM.
- Zmiana wynika z rozporządzenia zmieniającego katalog rodzajów EDM (Dz.U. 2025 poz. 930).
- Wymiana dokumentów opiera się na indeksowaniu i udostępnianiu przez platformę P1 oraz kanały operacyjne opisane przez instytucje publiczne.
Od 1 stycznia 2026 r. obowiązek EDM obejmuje dwie karty ratownictwa medycznego, a istotne ryzyka pojawiają się na styku indeksowania i pozyskania dokumentu w szpitalu.
- Zakres dokumentów: Nowy obowiązek dotyczy karty medycznych czynności ratunkowych oraz karty medycznej lotniczego zespołu ratownictwa medycznego.
- Mechanizm dostępności: Dostępność dokumentu zależy od poprawnego indeksu i spójnych identyfikatorów użytych w powiadomieniu oraz w wyszukiwarce P1.
- Warstwa organizacyjna: Po stronie szpitala potrzebne są role, kanał odbioru informacji i rejestr działań potwierdzający pozyskanie dokumentu przy przyjęciu pacjenta.
Od 1 stycznia 2026 r. dwie karty ratownictwa medycznego mają funkcjonować jako obowiązkowe rodzaje EDM: KMCR oraz KMLZRM. W praktyce obowiązek nie ogranicza się do samego wytworzenia dokumentu, ponieważ o jego użyteczności klinicznej decyduje możliwość odnalezienia i pobrania w systemie centralnym po poprawnym zindeksowaniu.
Wątpliwości interpretacyjne najczęściej dotyczą zakresu podmiotów objętych zmianą oraz rozróżnienia między rodzajem EDM a dokumentacją elektroniczną prowadzoną lokalnie w systemie szpitalnym. Istotne znaczenie ma też ścieżka operacyjna po stronie szpitala: odebranie informacji o dokumencie, weryfikacja identyfikatorów, pobranie oraz kontrola kompletności, a także postępowanie awaryjne przy braku dostępności.
Co oznacza „obowiązkowe dokumenty EDM od 2026”
Określenie „obowiązkowe dokumenty EDM od 2026” oznacza dopisanie wskazanych rodzajów dokumentów do katalogu EDM oraz powiązanie ich z procesem wymiany danych między ratownictwem a podmiotem przyjmującym pacjenta. W ujęciu operacyjnym obowiązek obejmuje nie tylko sporządzenie treści dokumentu, lecz także jego indeksowanie, aby możliwe było wyszukanie i pobranie przez uprawniony personel.
Rodzaj EDM a lokalna dokumentacja elektroniczna
Rodzaj EDM jest kategorią prawną określoną w rozporządzeniu, która zakłada możliwość wymiany w systemach centralnych. Lokalna dokumentacja elektroniczna prowadzona w systemie placówki może być cyfrowa, a mimo to nie stanowić EDM przeznaczonej do wymiany między podmiotami. Różnica ma znaczenie przy kontroli zgodności, ponieważ kryterium stanowi zgodność z katalogiem oraz ślad wymiany.
Trzy elementy obowiązku: wytworzenie, indeksowanie, udostępnienie
Obowiązek da się rozłożyć na trzy sprawdzalne elementy: wytworzenie dokumentu w procesie ratowniczym, indeksowanie pozwalające na jego odnalezienie oraz udostępnienie w kanałach przewidzianych dla wymiany. W praktyce najczęściej zawodzi element indeksu lub spójności identyfikatorów, a nie sama treść kliniczna dokumentu.
od 1 stycznia 2026 r. wprowadza się wymóg prowadzenia i indeksowania dwóch nowych dokumentów w postaci karty medycznych czynności ratunkowych oraz karty medycznej lotniczego zespołu ratownictwa medycznego (dalej: KMCR/KMLZRM) jako elektronicznej dokumentacji medycznej (dalej: EDM).
Źródło: Centrum e-Zdrowia / Ministerstwo Zdrowia — Komunikat dla szpitali w sprawie ustalenia ścieżki wymiany nowych typów EDM (KMCR/KMLZRM) (2025)
Jeśli indeks dokumentu nie powstanie albo identyfikator nie będzie spójny, to pozyskanie KMCR lub KMLZRM w trakcie przyjęcia pacjenta nie będzie możliwe.
Jakie dokumenty EDM stają się obowiązkowe od 1 stycznia 2026 r.
Od 1 stycznia 2026 r. obowiązkowe jako EDM stają się dwa dokumenty powiązane z medycznymi czynnościami ratunkowymi: KMCR oraz KMLZRM. Zmiana ma charakter precyzyjny i dotyczy dopisania dwóch pozycji w katalogu rodzajów EDM, co pozwala jednoznacznie rozpoznać, które dokumenty są objęte wymogiem.
| Dokument | Kogo dotyczy operacyjnie | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Karta medycznych czynności ratunkowych (KMCR) | ZRM jako sporządzający; szpital przyjmujący pacjenta jako odbiorca i użytkownik kliniczny | Rozporządzenie MZ zmieniające katalog rodzajów EDM (Dz.U. 2025 poz. 930) |
| Karta medyczna lotniczego zespołu ratownictwa medycznego (KMLZRM) | Lotniczy ZRM jako sporządzający; szpital przyjmujący pacjenta jako odbiorca i użytkownik kliniczny | Rozporządzenie MZ zmieniające katalog rodzajów EDM (Dz.U. 2025 poz. 930) |
| Katalog rodzajów EDM jako punkt odniesienia | Podmioty weryfikujące zgodność dokumentacji i procesów wymiany | Tekst jednolity rozporządzenia o rodzajach EDM (Dz.U. 2023 poz. 1851) |
KMCR jako rodzaj EDM
KMCR stanowi dokumentację medyczną tworzoną w toku działań ratowniczych i powiązaną z przekazaniem pacjenta do dalszego leczenia. Jako rodzaj EDM zakłada możliwość elektronicznego przekazania do podmiotu przyjmującego pacjenta, tak aby informacje o stanie chorego, wykonanych czynnościach i zastosowanych świadczeniach były dostępne bez zwłoki organizacyjnej. Największe znaczenie ma kompletność danych krytycznych, które wpływają na decyzje w chwili przyjęcia.
KMLZRM jako rodzaj EDM
KMLZRM pełni analogiczną funkcję jak KMCR, lecz odnosi się do zdarzeń obsługiwanych przez lotniczy zespół ratownictwa. W praktyce dokument zawiera informacje o interwencji, parametrach życiowych i działaniach podejmowanych w trakcie transportu, co bywa istotne przy nagłych stanach zagrożenia zdrowia. Dla strony odbierającej kluczowe jest rozpoznanie, że dokument jest odrębnym rodzajem EDM i może być wyszukiwany oraz pobierany na podstawie indeksowania.
W rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 8 maja 2018 r. w sprawie rodzajów elektronicznej dokumentacji medycznej (Dz. U. z 2023 r. poz. 1851) w § 1 w pkt 7 kropkę na końcu zdania zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 8 i 9 w brzmieniu: „8) karta medycznych czynności ratunkowych, (…) 9) karta medyczna lotniczego zespołu ratownictwa medycznego, (…)”.
Źródło: Dziennik Ustaw — Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 9 lipca 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie rodzajów elektronicznej dokumentacji medycznej (2025)
Przy rozpoznaniu dokumentu jako KMCR albo KMLZRM najbardziej prawdopodobne jest, że ścieżka pozyskania będzie oparta o indeks i identyfikator użyty w procesie przekazania pacjenta.
Kogo obejmuje obowiązek oraz kiedy powstaje po stronie szpitala
Obowiązek wytwarzania i indeksowania KMCR oraz KMLZRM dotyczy zespołów ratownictwa medycznego, które prowadzą dokumentację zdarzenia i przekazują pacjenta do podmiotu leczniczego. Po stronie szpitala obowiązek ma charakter organizacyjny i procesowy: zapewnienie możliwości odebrania informacji o dokumencie oraz pozyskania go w czasie diagnostyki i przyjęcia.
ZRM jako wytwórca dokumentu i indeksu
ZRM odpowiada za sporządzenie dokumentu oraz jego przygotowanie do wymiany, co operacyjnie wiąże się z powstaniem indeksu w systemie centralnym. Bez indeksowania dokument może istnieć, ale pozostanie niewyszukiwalny dla odbiorcy. W praktyce indeks stanowi warunek techniczny, który powinien być traktowany jako element jakości przekazania informacji o pacjencie.
Szpital jako odbiorca w procesie przyjęcia
Szpital przyjmujący pacjenta z ZRM powinien mieć zapewniony kanał odbioru informacji o wytworzeniu dokumentu oraz procedurę przypisania odpowiedzialności dyżurowej. Po stronie systemu istotne są uprawnienia, możliwość wyszukania dokumentu oraz jego dołączenie do dokumentacji przyjęcia, aby nie funkcjonował jako odrębny plik bez powiązania ze zdarzeniem klinicznym. Materiały instytucji publicznych akcentują także obsługę organizacyjną kanału kontaktu, co ma znaczenie w modelu przejściowym.
Jeśli szpital nie ma zdefiniowanej roli odbioru i rejestru działań, to brak dokumentu w chwili przyjęcia najczęściej wynika z przerwania procesu przekazania informacji, a nie z braku sporządzenia KMCR lub KMLZRM.
Procedura pozyskania KMCR lub KMLZRM w szpitalu
Pozyskanie KMCR lub KMLZRM w szpitalu opiera się na sekwencji weryfikowalnych kroków od odebrania informacji o dokumencie po kontrolę kompletności danych klinicznych. Procedura powinna zakładać jednolity rejestr działań, ponieważ problemy z dostępnością dokumentu często ujawniają się dopiero w momencie przyjmowania pacjenta.
Sekwencja kroków: powiadomienie, identyfikator, wyszukanie, pobranie
Najpierw następuje odebranie informacji o wytworzeniu dokumentu oraz zapisanie jej w dokumentacji przyjęcia jako zdarzenia organizacyjnego. Kolejnym krokiem jest weryfikacja, czy przekazano identyfikator pozwalający wyszukać dokument w P1, a także czy identyfikator odnosi się do właściwego pacjenta i zdarzenia. Po tej weryfikacji dokument jest wyszukiwany i pobierany, a następnie dołączany do dokumentacji przyjęcia w systemie szpitalnym, aby personel miał do niego dostęp w toku diagnostyki.
Kontrola kompletności i ślad audytowy
Po pobraniu konieczna jest kontrola kompletności elementów krytycznych klinicznie, w tym czasu zdarzenia, parametrów życiowych, rozpoznań wstępnych oraz podanych leków. Równolegle powinien powstać ślad audytowy: kto pobrał dokument, kiedy i gdzie został przypisany w systemie, co ogranicza ryzyko zgubienia dokumentu na etapie wewnętrznego obiegu. W sytuacji braku dostępności w chwili przyjęcia stosuje się postępowanie zastępcze oparte na innych źródłach informacji, z jednoczesnym zarejestrowaniem incydentu techniczno-organizacyjnego.
Test spójności identyfikatora z danymi przyjęcia pozwala odróżnić problem indeksowania od błędu przypisania pacjenta bez zwiększania ryzyka pomyłki klinicznej.
Typowe błędy przy wymianie EDM i testy weryfikacyjne
Typowe błędy przy wymianie KMCR i KMLZRM mają zwykle charakter systemowy albo organizacyjny i ujawniają się jako brak możliwości wyszukania dokumentu albo brak uprawnień do jego pobrania. Diagnostyka powinna przebiegać według stałej ścieżki testów, co pozwala ograniczyć czas poszukiwania przyczyny w sytuacji presji klinicznej.
Błędy identyfikatorów, indeksu i uprawnień
Najczęściej spotykane są błędy identyfikatora przekazanego w powiadomieniu albo brak powiązania dokumentu z właściwym zdarzeniem. Drugą grupę stanowią problemy z uprawnieniami personelu, w tym brak roli pozwalającej na pobranie dokumentu lub brak dostępu do modułu obsługującego wymianę EDM. Trzecią grupą są opóźnienia indeksowania, które powodują, że dokument przez pewien czas nie jest widoczny w wyszukiwaniu, mimo że został sporządzony.
Testy ścieżki: powiadomienie, wyszukanie, pobranie
Test pierwszy to weryfikacja, czy powiadomienie dotarło do właściwego kanału i czy zawiera element umożliwiający jednoznaczne wyszukanie dokumentu. Test drugi obejmuje próbę wyszukania dokumentu przy użyciu tego samego identyfikatora oraz kontrolę, czy dane pacjenta są spójne z dokumentacją przyjęcia. Test trzeci dotyczy pobrania i przypisania w systemie szpitalnym, a także sprawdzenia logów czynności, jeżeli takie są dostępne w systemie. Jako krytyczny należy traktować incydent, który uniemożliwia pozyskanie informacji o działaniach ratowniczych w czasie podejmowania decyzji klinicznych, szczególnie w stanach nagłych.
Przy braku możliwości pobrania przy prawidłowym powiadomieniu najbardziej prawdopodobne jest ograniczenie uprawnień albo opóźnienie indeksowania, a nie brak sporządzenia dokumentu.
Jak wybrać wiarygodne źródła o EDM od 2026 — akt prawny czy komunikat instytucji?
Źródła w formacie PDF z Dziennika Ustaw mają najwyższą weryfikowalność, ponieważ zawierają literalny zapis przepisów i stabilny opis zmian w katalogu EDM. Komunikaty instytucji publicznych wyjaśniają procedury operacyjne i warstwę organizacyjną, ale powinny być zestawiane z aktem prawnym jako nadrzędnym źródłem. Opracowania branżowe bywają użyteczne interpretacyjnie, a sygnały zaufania wynikają z jakości przypisów do P1 oraz spójności z dokumentami urzędowymi.
QA — pytania i odpowiedzi o obowiązkowe dokumenty EDM od 2026
Czy obowiązek KMCR i KMLZRM dotyczy wszystkich podmiotów leczniczych?
Obowiązek wytwarzania i indeksowania dotyczy zespołów ratownictwa medycznego, które sporządzają dokumenty w procesie działań ratowniczych. Po stronie szpitali kluczowa jest organizacyjna gotowość do pozyskania dokumentu przy przyjęciu pacjenta przekazanego przez ZRM.
Czym różni się rodzaj EDM od lokalnej dokumentacji elektronicznej w systemie placówki?
Rodzaj EDM jest wskazany w przepisach jako kategoria dokumentu przeznaczona do wymiany w systemach centralnych. Lokalna dokumentacja elektroniczna może być prowadzona cyfrowo, ale bez mechanizmu indeksowania i wymiany nie spełnia definicji EDM w rozumieniu katalogu rodzajów.
Co oznacza indeksowanie KMCR lub KMLZRM i dlaczego wpływa na dostępność dokumentu?
Indeksowanie oznacza wprowadzenie informacji pozwalających na wyszukanie dokumentu w systemie wymiany, zwykle na podstawie identyfikatora zdarzenia i danych pacjenta. Bez indeksu dokument może nie być możliwy do odnalezienia i pobrania przez odbiorcę w chwili przyjęcia.
Czy KMCR lub KMLZRM muszą być widoczne w IKP natychmiast po zdarzeniu?
Dostęp w IKP stanowi odrębny aspekt udostępniania dokumentacji pacjentowi i nie jest jedynym kryterium poprawności procesu wymiany między podmiotami. Widoczność może zależeć od procesu przetworzenia i udostępnienia, a w wymianie klinicznej priorytetem pozostaje możliwość pobrania przez uprawniony podmiot.
Co sprawdzić, gdy szpital nie może pobrać KMCR lub KMLZRM w momencie przyjęcia pacjenta?
Najpierw weryfikuje się spójność identyfikatora otrzymanego w informacji o dokumencie z danymi pacjenta i zdarzenia. Następnie sprawdza się uprawnienia personelu oraz status indeksowania, a na końcu rejestruje się incydent i potwierdza, czy dokument został przypięty w systemie po pobraniu.
Jak udokumentować postępowanie zastępcze, gdy dokument nie jest dostępny w P1?
W dokumentacji przyjęcia należy odnotować brak dostępności dokumentu w czasie decyzji klinicznych oraz wskazać, z jakich źródeł pozyskano informacje zastępcze o czynnościach ratowniczych. Równolegle tworzy się zapis incydentu techniczno-organizacyjnego, aby umożliwić późniejszą analizę przyczyny i uzupełnienie dokumentacji.
Źródła
- Centrum e-Zdrowia — EDM dla zespołów ratownictwa i szpitali – obowiązkowe od 1 stycznia 2026 r. (2025)
- ezdrowie.gov.pl — Nowe dokumenty EDM obowiązkowe dla zespołów ratownictwa medycznego od 1 stycznia 2026 r. (2025)
- Dziennik Ustaw — Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 9 lipca 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie rodzajów elektronicznej dokumentacji medycznej (2025)
- Dziennik Ustaw — Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 9 lipca 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (2025)
- Centrum e-Zdrowia / Ministerstwo Zdrowia — Komunikat dla szpitali w sprawie ustalenia ścieżki wymiany nowych typów EDM (KMCR/KMLZRM) (2025)
- ISAP Sejm — Obwieszczenie Ministra Zdrowia: tekst jednolity rozporządzenia w sprawie rodzajów elektronicznej dokumentacji medycznej (2023)
- pacjent.gov.pl — Twoja e-dokumentacja medyczna (PDF) (2026)
Od 1 stycznia 2026 r. jako obowiązkowe rodzaje EDM wskazane są KMCR oraz KMLZRM, a podstawa prawna wynika z aktu zmieniającego katalog rodzajów EDM. Skuteczność obowiązku zależy od indeksowania, spójności identyfikatorów oraz od przygotowania organizacyjnego po stronie szpitala do odbioru i pobrania dokumentu. Stała procedura oraz testy weryfikacyjne pozwalają szybciej rozróżnić brak uprawnień, opóźnienie indeksowania i błąd identyfikatora.