Podpis elektroniczny na zgodach i ankietach

MONI oferuje możliwość wypełniania zgód/ankiet i składanie pod nimi podpisów w formie elektronicznej.

Pozwala to na znaczą oszczędność czasu i kosztów:

• odpada konieczność przepisywania niektórych informacji ze zgód i ankiet do systemu
• odpada drukowanie zgód/ankiet
• odpada przechowywanie papierowych zgód/ankiet
• odpada wyszukiwanie „papierowych” zgód/ankiet
• odpada skanowanie takich zgód

Ponadto unika się ewentualnych błędów:

• przeoczenie konieczności wypełnienia zgody przez pacjenta
• błędów przy wypełnianiu zgody/ankiety (np. przeoczenie jakiegoś pola, albo zaznaczenie jakieś zgody bez podania dalszych szczegółów, np. osoby upoważnionej, itp.))
• błędów przy późniejszym przepisywaniu danych z tych zgód/ankiet do systemu

Uwaga: Niezależnie od tego, że MONI oferuje podpisy elektroniczne, w dalszym ciągu istnieje możliwość stosowania ich tradycyjnej formy (drukowania → ręczne wypełnianie przez pacjentów → przechowywanie podpisanych dokumentów bądź ich skanowanie i rejestrowanie zeskanowanych dokumentów w systemie MONI)

Skonfigurowanie elektronicznych zgód/ankiet w MONI

Aby zacząć korzystać z podpisów elektronicznych, należy odpowiednio skonfigurować MONI (ustalić jakie zgody/ankiety i w jakich okolicznościach mają być stosowane. Odpowiednie skonfigurowanie systemu powinno być przeprowadzone przez podmiot na podstawie niniejszej instrukcji.

Każdy podmiot może zdefiniować listę zgód/ankiet, które są zawsze wymagane (pacjent musi je ZAWSZE podpisać, aby mógł zostać przyjęty przez specjalistę). Niektóre (np. „Zgoda RODO”), wystarczy że są podpisane tylko raz (nie ma potrzeby podpisywania ich przy każdej wizycie). Inne muszą być podpisywane przy każdej wizycie (wszystko jedno jakiego rodzaju). Jeszcze inne tylko dla określonego rodzaju wizyty/usługi.

W związku z powyższym w MONI:

• Dla podmiotu można zdefiniować listę zgód/ankiet, które każdy pacjent musi wypełnić (i wyrazić zgodę), aby mógł zostać przyjęty przez specjalistę. Wystarczy, że taka zgodę wyrazi tylko raz. Przykładem takiej zgody jest „Zgoda RODO”, czy „Kwestionariusz pierwszej wizyty podologicznej”

• Dla podmiotu można też zdefiniować listę zgód, które pacjent musi wyrazić przy każdej wizycie. Przykładem może być jednorazowa zgoda, na przeprowadzenie zabiegu w danym dniu.

• Dla każdego rodzaju wizyty można zdefiniować listę wymaganych zgód/ankiet – wtedy pojawiają się one jako wymagane przy każdej wizycie tego rodzaju.

• Dla każdego rodzaju usługi można zdefiniować listę wymaganych zgód/ankiet – wtedy pojawiają się one jako wymagane przy każdej wizycie, która zawiera tego typu usługę

Przykład skonfigurowania MONI dla konkretnego podmiotu

Załóżmy, że każdy pacjent musi podpisać zgodę RODO przed pierwszą wizytą.

• Wchodzimy w ustawienia placówki
• Przechodzimy do „USTAWIENIA JEDNOSTKI”
• Przechodzimy do edycji (pisak u góry po prawej stronie)
• Wybieramy zakładkę „USTAWIENIA” a następnie zakładkę „OGÓLNE„
• Zaznaczamy opcję „Podpisy elektroniczne”
• Klikamy w opcję „Zgody/ankiety zawsze wymagane”
• Wybieramy z listy „Zgoda RODO” i potwierdzamy wybór (przycisk „Gotowe”)

Załóżmy teraz, że przy każdej wizycie (nie tylko pierwszej i bez względu na rodzaj wizyty) zawsze musi być wyrażona jakaś zgoda czy wypełniona jakaś ankieta.

• Klikamy w pole „Zgody/ankiety wymagane przy każdej wizycie”
• Na liście zgód wybieramy odpowiednią zgodę i potwierdzamy wybór (przycisk „Gotowe”)

Następnie załóżmy, że chcemy aby przy konkretnym rodzaju wizyty była konieczność wyrażenia jakichś zgód czy wypełnienia jakichś ankiet. Np. chcemy, aby przed wizytą „Mezoterapia mikroigłowa” pacjent musiał wyrazić zgodę „Zgoda na zabieg mezoterapii mikroigłowej” i wypełnić ankietę „Karta kwalifikacyjna do zabiegu mezoterapi mikroigłowej”

W takiej sytuacji:

• Przechodzimy do zakładki „WIZYTY I USŁUGI” (pozostajemy w pierwszej zakładce „WIZYTY”)
• Klikamy w dany rodzaj wizyty a następnie przechodzimy do edycji rodzaju wizyty (pisak po prawej stronie danego rodzaju wizyty)
• Włączamy opcję „Wymagane wypełnienie zgód przez pacjenta”
• Klikamy w pole „Lista wymaganych zgód”
• Na liście zgód która się pojawia zaznaczamy zgodę „XXX” i ankietę „YYY”  i zatwierdzamy wybór przyciskiem „Gotowe„
• Klikamy „Zapisz” u góry po prawej stronie

Oczywiście możemy to powtórzyć dla innych rodzajów wizyt (o ile tam też to jest wymagane).

Następnie załóżmy, że chcemy aby przy konkretnym rodzaju usługi była konieczność wyrażenia zgody „AAA” i wypełnienia ankiety „BBB”.

W takiej sytuacji:

• Przechodzimy do zakładki „WIZYTY I USŁUGI”
• Następnie wybieramy zakładkę „USŁUGI”
• Klikamy w dany rodzaj usługi  a następnie przechodzimy do edycji (pisak po prawej stronie danego rodzaju usługi)
• Włączamy opcję „Wymagane wypełnienie zgód przez pacjenta”
• Klikamy w pole „Lista wymaganych zgód”
• Na liście zgód która się pojawia zaznaczamy zgodę „AAA” oraz ankietę „BBB” i zatwierdzamy wybór przyciskiem „Gotowe„

Oczywiście możemy to powtórzyć dla innych rodzajów usług (o ile tam też to jest wymagane).

Działanie elektronicznych zgód i ankiet

Przy każdej wizycie system pokazuje listę wymaganych zgód i ich status (podpisane/niepodpisane) (zdjęcie poniżej).

System nie blokuje możliwości przeprowadzenia wizyty dla pacjenta, który nie podpisał jakieś zgody, ale sygnalizuje to odpowiednim kolorem zakładki „Zgody”:

• czerwony: żadna zgoda nie jest podpisana,

• żółty: część zgód jest podpisana (ale nie wszystkie)

• zielony: wszystkie zgody są podpisane

Na każdej wizycie, dla której istnieją wymagane zgody/ankiety, wyświetlana jest lista tych zgód i na każdej pozycji listy pojawia się przycisk umożliwiający złożenie podpisu.

Pojawia się wtedy formularz zgody/ankiety, który należy wypełnić danymi (np. zaznaczyć odpowiednie zgody, wpisać dane – np. dane osoby upoważnionej) a następnie złożyć na nim podpis/podpisy.

Uwaga:

• Każdy podpis jest składany w obecności pracownika podmiotu/podmiotów
  • Po złożeniu podpisu MONI tworzy dokument zawierając treść zgody oraz podpis – dokument otrzymuje status „Zatwierdzony”, co uniemożliwia zmianę jego treści/podpisu
  • Dodatkowo tworzona jest tzw. „suma kontrolna”, która (w wypadku, gdyby ktoś zmodyfikował ten dokument poza MONI (np. włamał się do systemu) natychmiast sygnalizuje zmianę dokumentu

Ważne: wypełnianie zgody/ankiety nie tylko tworzy elektroniczny dokument zawierający podpis pacjenta, ale także wypełnia inne informacje w MONI – np. podpisane dokumentu RODO powoduje automatyczne stworzenie odpowiedniego upoważnienia dla konkretnej osoby lub osób zawierającego zakres upoważnienia.

W momencie wypełniania zgody RODO pacjent ma możliwość dodania osoby upoważnionej klikając przycisk „DODAJ OSOBĘ UPOWAŻNIONĄ”.
Raz dodana osoba pokaże się na liście osób upoważnionych nad przyciskiem.

Jeśli przy drugim poważnieniu na zgodzie RODO chcę wskazać te same osoby nie ma potrzeby ich ponownego dodawania za pomocą przycisku. Wystarczy kliknąć w pole „Osoby upoważnione”, wybrać osoby z listy, a następnie kliknąć „Gotowe”. Po zatwierdzeniu całej zgody system automatyczne stworzy i wypełni odpowiednie upoważnienia osób w kartotece pacjenta („Osoby upoważnione”).

Informacje dodatkowe

Ręczne dodanie zgody/ankiety do wizyty

Wymagane zgody/ankiety dodawane są do wizyt automatycznie na podstawie powyżej opisanych konfiguracji. Istnieje jednak możliwość „ręcznego” dodawania zgód/ankiet do wizyt – do tego służy przycisk „Dodaj zgodę”. Za jego pomocą można dodać dowolną zgodę/ankietę.

Anulowanie zgód/ankiet, które już zostały podpisane

Istnieje możliwość anulowania zgód/ankiet, które już zostały podpisane – do tego służy przycisk „Anuluj zgodę” (ikona po prawej stronie zgody, która pojawia się dopiero po tym, jak zgoda zostanie podpisana). Anulowana zgoda/ankieta nie zostaje usunięta z systemu, lecz jej status zmienia się na „Anulowana” (system odnotowuje informację o tym, kto i kiedy taką zgodę/ankietę anulował).

Usuwanie zgód spod wizyty

Istnieje możliwość usuwania zgód spod wizyty – jest to dostępne wyłącznie dla zgód/ankiet, które jeszcze nie zostały podpisane. Może to być przydatne np. w wypadku gdy z jakichś powodów zgoda/ankieta została dodana do wizyty dwukrotnie. Po usunięciu zgoda nie jest już widoczna w MONI (znika z listy pod wizytą).

„MONI podpisy” – Dodatkowa aplikacja do składania podpisów na tabletach

Niezależnie od tego,  że istnieje możliwość złożenia podpisy bezpośrednio w MONI (np. na komputerze/tablecie rejestratorki/lekarza/specjalisty) oferujemy osobny program „MONI Podpisy” (do uruchamiania np. na tabletach). Jego funkcjonalność jest ograniczona wyłącznie do składania podpisów.

Wygląda to tak, że kiedy klient przychodzi na wizytę, np. rejestratorka otwiera tę aplikacje i widzi listę wszystkich zgód/ankiet. Następnie wyfiltrowuje pacjenta i wtedy widzi wszystkie jego zgody/ankiety. W kolejnym kroku otwiera daną zgodę/ankietę i daje pacjentowi do przeczytania/wypełnienia i podpisania. Każda zmiana jest widoczna natychmiast pod wizytą pacjenta w systemie MONI (widać, że zgoda została podpisana – o ile została podpisana).