Umawianie wizyty na przyszłość
Jak umówić pacjentowi wizytę na przyszłość?
W dzisiejszych czasach terminowość i precyzyjna organizacja wizyt mają kluczowe znaczenie dla efektywnego zarządzania gabinetem. Artykuł, który masz przed sobą, został stworzony z myślą o wszystkich pracownikach służby zdrowia oraz administracji medycznej, którzy chcą nauczyć się, jak umówić pacjentowi wizytę na przyszłość w systemie MONI. Znajdziesz tu szczegółowe wskazówki oraz praktyczne porady krok po kroku, które pozwolą Ci w prosty sposób zaplanować wizytę, dbając jednocześnie o komfort pacjenta i sprawność działania Twojego gabinetu. Zapraszamy do lektury, która pomoże Ci usprawnić proces umawiania wizyt i zoptymalizować codzienną pracę.
Opcje umawiania wizyt
- Umawianie wizyt do siebie – wyszukiwanie wolnego terminu w kalendarzu aktualnego specjalisty przez aktualnego specjalistę.
- Umawianie wizyt do dowolnego specjalisty – system przeszukuje dostępne terminy u wszystkich specjalistów w placówce. Ta opcja jest dostępna dla administratora, rejestracji i specjalistów, którzy mają dostęp do kalendarzy innych specjalistów.
Uprawnienia specjalistów do przeglądania kalendarzy innych osób
- Jeśli opcja jest wyłączona, specjalista widzi wyłącznie własny kalendarz i może umawiać tylko i wyłącznie do siebie.
- Jeśli opcja jest włączona, specjalista może przeglądać terminarze innych specjalistów i umawiać pacjentów także do nich.
Umawianie wizyty do dowolnego specjalisty
Zakładka terminarz i pracujący dzisiaj zawsze są widoczne dla administratora oraz dla rejestracji. W obu tych zakładkach jest widoczny przycisk umów wizytę. Ten przycisk zawsze otwiera okno rezerwacji, w którym można wybrać dowolnego specjalistę w placówce.
Filmik instruktażowy
Umawianie wizyty do dowolnego specjalisty krok po kroku
Po kliknięciu przycisku „umów wizytę” z poziomu zakładki „terminarz” lub „pracujący dzisiaj” pojawi się okno rezerwacji.
Filtrowanie listy specjalistów po specjalizacji
Na samym górze widać pole „specjalizacja”. Możemy go używać, jeśli chcemy przefiltrować listę specjalistów w placówce po określonej specjalizacji. Wystarczy kliknąć w to pole, wybrać interesującą nas specjalizację , a lista specjalistów zostanie zaktualizowana zgodnie z wybraną specjalizacją. Jeśli chcemy wyczyścić filtr, to znaczy chcemy pokazać wszystkich specjalistów, a nie tylko danej specjalizacji. Wystarczy kliknąć w pole „specjalizacja”, a następnie ikonę gumki. Wtedy ponownie zobaczymy listę wszystkich specjalistów.
Wybór specjalisty z listy
Aby wyszukać wolne terminy dla danego specjalisty należy wybrać specjalistę z listy. Wystarczy kliknąć w jego nazwisko.
Wybór typu wizyty i zmiana czasu trwania
Aby wyszukać wolne terminy, należy wskazać rodzaj wizyty, na który chcemy umówić pacjenta. Jeśli wizyta trwa np. 2 godziny, system wyszuka dwugodzinne przedziały w kalendarzu.
Można ręcznie zmienić czas trwania wizyty – wystarczy, że wpiszemy dowolny czas trwania (w minutach) i klikniemy ENTER, a system wyszuka wolne terminy w kalendarzu zgodnie z podanym czasem.
Pierwszy wolny termin zostanie wyświetlony automatycznie przy kalendarzu.
Wybór wolnego terminu i umówienie pacjenta
W kalendarzu dni, w których są wolne terminy i możemy umówić pacjenta, oznaczone zostały niebieską kropką. Po kliknięciu w taki dzień poniżej rozwinie się lista możliwych terminów do zaproponowania pacjentowi. Jeśli pacjent wybierze jakiś termin, wystarczy w niego kliknąć i pojawi się okno umawiania pacjenta. Wtedy wystarczy wskazać pacjenta i zapisać wizytę. Nie ma potrzeby wskazywania rodzaju wizyty czy specjalisty, ponieważ uzupełniają się one automatycznie. Po zapisie pacjenta na wskazany termin w kalendarzu z wolnymi terminami termin wybrany przez wspomnianego pacjenta oznacza się jako już zajęty.
Często zadawane pytania
Dlaczego nie widzę specjalisty na liście w oknie rezerwacji?
Jeśli po kliknięciu „Umów wizytę” nie widzisz danego specjalisty na liście, najprawdopodobniej nie ma on zdefiniowanego grafiku przyjęć. Aby specjalista był widoczny na liście specjalistów w oknie rezerwacji należy uzupełnić grafik przyjęć specjalisty. Po uzupełnieniu grafiku specjalista będzie widoczne na liście specjalistów w oknie rezerwacji.
Czy można jednocześnie wyszukiwać wolne terminy u kilku specjalistów?
Tak oczywiście można wyszukiwać wolne terminy do nawet 5 specjalistów jednocześnie. Liczbę specjalistów dla których jednocześnie będziemy wyszukiwać wolny terminy w oknie rezerwacji Może ustawić administrator w ustawieniach jednostki. Domyślnie system wyszukuje terminy dla jednego specjalisty.
Umawianie wizyty do siebie (dla specjalistów)
Poniżej przedstawiamy szczegółową instrukcję, która krok po kroku wyjaśnia, jak umawiać wizyty z poziomu strony głównej systemu MONI.
Przegląd dostępnych przycisków
Na stronie głównej każdy specjalista widzi dwa przyciski:
- Przycisk „Umów wizytę”
Umożliwia wyszukanie oraz rezerwację wizyty dla aktualnego specjalisty. - Przycisk „Dodaj i od razu przeprowadź wizytę”
Pozwala na szybkie przeprowadzenie wizyty bez konieczności wyszukiwania wolnych terminów.
Umawianie wizyty przy użyciu przycisku „Umów wizytę”
Film instruktażowy
Instrukcja krok po kroku
Krok 1: Rozpoczęcie procesu umawiania wizyty
- Kliknij turkusowy przycisk „Umów wizytę”.
Po kliknięciu otworzy się okno wyszukiwania wolnych terminów.
Krok 2: Wybór typu wizyty
- W oknie wyszukiwania znajdziesz pole „Typ wizyty”.
Możliwe są dwa scenariusze:- Puste pole „Typ wizyty”: W takim przypadku musisz ręcznie wybrać typ wizyty.
- Wypełnione automatycznie: Oznacza to, że administrator placówki przypisał Ci domyślny typ wizyty.
Krok 3: Wyszukiwanie dostępnych terminów
- Po wybraniu (lub zatwierdzeniu) typu wizyty, system analizuje grafik specjalisty oraz czas trwania wizyty, aby wyszukać dostępne terminy.
- Przykład: Jeśli wizyta trwa 2 godziny, system wyszuka wolne dwugodzinne przedziały w kalendarzu.
- Zmiana czasu trwania wizyty:
Możesz ręcznie wpisać dowolny czas trwania wizyty. Wpisz pożądaną wartość i naciśnij ENTER, aby system dostosował wyszukiwanie do podanego czasu.
Krok 4: Wybór terminu wizyty
- Wyświetlenie pierwszego wolnego terminu:
Pierwszy wolny termin zostanie automatycznie wyświetlony nad kalendarzem, co ułatwia komunikację z pacjentem. - Kalendarz:
- Dni, w których dostępne są wolne terminy, są oznaczone niebieską kropką.
- Kliknij wybrany dzień, aby rozwinąć listę dostępnych terminów.
- Rezerwacja terminu:
Po znalezieniu odpowiedniego terminu kliknij na niego. Otworzy się okno umawiania pacjenta.
Krok 5: Finalizacja umawiania wizyty
- W oknie umawiania pacjenta:
- Wskaż pacjenta, którego chcesz zapisać na wizytę.
- Nie musisz ponownie wybierać rodzaju wizyty ani specjalisty – dane te uzupełnią się automatycznie.
- Kliknij zapisz wizytę.
- Po zatwierdzeniu rezerwacji, wybrany termin w kalendarzu zostanie oznaczony jako już zajęty.
Dodaj i od razu przeprowadź wizytę (dla specjalistów)
Poniżej przedstawiamy instrukcję korzystania z opcji szybkiego umawiania wizyty w systemie MONI.
Kliknięcie przycisku „Dodaj i od razu przeprowadź wizytę” otwiera formularz umawiania wizyty, w którym wystarczy wykonać trzy proste kroki:
- Wskaż pacjenta:
Wybierz z listy odpowiedniego pacjenta, dla którego chcesz umówić wizytę. - Wybierz typ wizyty:
Z dostępnych opcji wybierz właściwy typ wizyty. Dane te są uzupełniane automatycznie w zależności od konfiguracji w Twojej placówce, ale możesz również zmienić typ wizyty ręcznie. - Określ termin:
Wprowadź lub wybierz konkretny termin wizyty. Ta opcja pozwala pominąć proces wyszukiwania wolnych terminów w kalendarzu. Następnie kliknij zapisz w prawym górnym rogu ekranu.
Kiedy skorzystać z opcji szybkiego umawiania wizyty?
- Natychmiastowe przeprowadzenie wizyty:
Jeśli chcesz od razu rozpocząć wizytę, bez oczekiwania na wyszukiwanie dostępnych przedziałów czasowych. - Znany, dostępny termin:
Gdy masz pewność co do dostępności konkretnego terminu i chcesz szybko go zarezerwować.
Ta opcja została zaprojektowana z myślą o uproszczeniu procesu umawiania wizyty, co przyspiesza pracę i pozwala skupić się na bieżącej obsłudze pacjenta.