Moduł sterylizacji narzędzi

Wymogi dotyczące sterylizacji

• Wymóg sanepidu i prawa:
  • Zgodnie z przepisami prawa (np. Rozporządzeniem Ministra Zdrowia ws. szczegółowych wymagań sanitarno-higienicznych), każdy gabinet, w którym dochodzi do przerwania ciągłości tkanek, musi prowadzić dokumentację procesu sterylizacji.
  • Rejestr sterylizacji pozwala udokumentować, że narzędzia były sterylizowane zgodnie z wymaganiami – co jest często sprawdzane przez sanepid podczas kontroli.
• Bezpieczeństwo pacjenta i personelu:
  • Prowadzenie rejestru sterylizacji potwierdza, że sterylizacja odbyła się poprawnie, co minimalizuje ryzyko zakażeń (np. wirusem HIV, HCV, HBV).
  • To dowód, że gabinet dba o najwyższe standardy higieny.
• Dowód w przypadku roszczeń lub skarg: W razie jakiejkolwiek reklamacji, zakażenia lub sprawy sądowej, rejestr sterylizacji może stanowić kluczowy dowód na to, że gabinet działał zgodnie z procedurami.

Zagrożenia wynikające z braku rejestru sterylizacji

Jeżeli podmiot nie będzie w stanie wykazać, że stosował zawsze wysterylizowane narzędzia, naraża się na bardzo poważne konsekwencje, m.in.:

• W przypadku kontroli sanepidu (który może sprawdzać nie tylko dokumentację, ale też praktyczną realizację procedur)
• W przypadku jakiegokolwiek problemu zdrowotnego pacjenta, który ten pacjent zgłosi — np. zakażenia, uczulenia, reakcji zapalnej itp.
• W przypadku pozwu sądowego lub roszczenia ubezpieczeniowego — brak dokumentacji sterylizacji może działać na niekorzyść gabinetu
• W przypadku skargi do Rzecznika Praw Pacjenta lub instytucji nadzorczych — brak możliwości udowodnienia, że użyto sterylnych narzędzi, może skutkować sankcjami, a nawet cofnięciem uprawnień do prowadzenia działalności

W związku z tym istnieje wymóg, aby:

1. Rejestrować proces sterylizacji (we własnym zakresie lub korzystając z zewnętrznych usług). Nie ma przepisu, który wymaga prowadzenia rejestru sterylizacji w wersji papierowej i sanepid nie może tego wymagać.
2. Rejestrować przy każdej wizycie:
   • Jakie narzędzia zostały użyte w trakcie tej wizyty pacjenta
   • Udowodnić, że narzędzia ta były wysterylizowane

Jak MONI pozwala usprawnić proces używania narzędzi sterylizacyjnych

Włączenie modułu sterylizacji

Aby korzystać z tej funkcji należy uaktywnić opcję Magazynu. Następnie należy uaktywnić opcję korzystania z  „Modułu sterylizacji”. Aby to zrobić należy wykonać następujące kroki:

1. Przejdź do Ustawień jednostki
2. Kliknij ikonę edycji u góry po prawej stronie
3. Przejdź do zakładki „Ustawienia„
4. W sekcji „Dodatkowe funkcje/moduły” zaznacz pole „Magazyn” a następnie zaznacz pole „Moduł sterylizacji narzędzi„

Baza narzędzi sterylizowanych: produkty i zestawy narzędzi

W kolejnym kroku należy w bazie produktów (obiekt „Produkty” w obiekcie „Magazyn”) dodać produkty, które podlegają sterylizacji. Uwaga: takie produkty muszą mieć kategorię „Narzędzia sterylizowane” w przeciwnym razie nie będzie możliwe wykorzystanie ich w cyklach sterylizacji. >>>Przeczytaj, jak dodać produkty<<<

Możliwe jest też tworzenie zestawów produktów  – w skład zestawu może wchodzić określona liczba różnych narzędzi (produktów), np. zestaw „Podstawowy zabieg podologiczny” może składać się z następujących produktów: cążki, sonda, pęseta, nożyczki, kleszcze.

Utworzenie zestawu narzędzi

Aby utworzyć zestaw narzędzi wcześniej dodaj produkty do bazy produktów. Uwaga: takie produkty muszą mieć kategorię „Narzędzia sterylizowane”. Aby utworzyć zestaw narzędzi wykonaj następujące kroki:

Utworzenie cyklu sterylizacji

Aby zarejestrować w MONI cykl sterylizacji z autoklawu należy założyć kolejny cykl sterylizacji postępując wg. następujących kroków:

• Na stronie głównej aplikacji wchodzimy w obiekt „Sterylizacje”
• Klikamy przycisk „Utwórz cykl”
• Możemy ustawić status, nr cyklu z autoklawu, datę przeprowadzenia procesu sterylizacji i datę ważności, osobę wykonującą, temperaturę
• Możemy wgrać zdjęcie raportu z autoklawu z przeprowadzonego procesu sterylizacji.

W danym cyklu należy określić, jakie narzędzia/zestawy podlegają sterylizacji w tym cyklu i w jakiej ilości. Aby dodać produkty/zestawy do cyklu sterylizacji:

• Klikamy przycisk „Dodaj prod./zestawy”
• Określamy czy chcemy dodać produkt czy zestaw
• Wybieramy produkt/zestawy i klikamy „Gotowe„

Odnotowanie narzędzi użytych podczas wizyty

Gdy moduł sterylizacji jest włączony na każdej wizycie widoczna jest zakładka „Narzędzia” i przycisk „Dodaj” umożliwiający dodawanie użytych narzędzi do wizyty. Użycie tego przycisku powoduje pojawienie się listy procesów sterylizacji wraz z listą wysterylizowanych narzędzi – istnieje możliwość wybrania jednego lub wielu narzędzi. Uwaga:

• Na liście możliwych do wyboru produktów/narzędzi pojawiają się wyłącznie takie, które mają status „wysterylizowane” i takie, których termin ważności sterylizacji nie minął
• Nie ma możliwości użycia narzędzi, które nie są wysterylizowane albo których termin ważności już upłynął

Ta funkcja zapewnia, że nikt nie użyje narzędzi niewysterylizowanych.

Wybrane narzędzia zostają dopisane do wizyty i pojawiają się na liście narzędzi w zakładce „Narzędzia”:

Uwaga: Po dodaniu narzędzi do wizyty odnotowywane jest użycie JEDNEGO narzędzia danego typu lub JEDNEGO zestawu. Jeżeli chcemy użyć większej liczby narzędzi niż jeden, należy zmienić ilość pobranych narzędzi/zestawów. Aby to zrobić wykonaj następujące kroki:

• Kliknij ikonę edycji po prawej stronie wybranego zestawu/narzędzia
• Wprowadź liczbę użytych narzędzi
• Kliknij „Zapisz„

Ważne:

• Istnieje możliwość dodania tylko takiej liczy narzędzi, jaka jest ilość narzędzi wysterylizowanych (z ważną datą ważności) w danym cyklu sterylizacji. Czyli np. jeżeli w autoklawie było wysterylizowanych 5 pilniczków, 1 został dodany, to istnieje możliwość zwiększenie tej liczby do nie więcej niż 5 – system nie dopuści do zwiększenia tej liczby powyżej 5.
• Jednocześnie narzędzia te są odnotowane w systemie jako „Pobrane” i nikt inny nie jest w stanie ich pobrać.

Po zakończeniu wizyty (gdy status zmieni się na „zrealizowana”), MONI automatycznie sprawdza, jakie narzędzia zostały dopisane do wizyty  i zmienia ich status na „Zużyte”.

Tylko administrator placówki może dodawać/zmieniać/usuwać narzędzia wykorzystane podczas wizyty, gdy ta ma status „zrealizowana„. Gdy administrator będzie dodawał narzędzia do wizyty, która jest już zrealizowana status narzędzi od razu będzie się ustawiał jako „Zużyte„.

Przypominaj o konieczności dodania narzędzi, jako dodatkowe zabezpieczenie (opcja)

Powyżej opisana funkcjonalność pozwala na dokładanie narzędzi do wizyty, ale nie przypomina o tym, ani tego nie wymusza. Może się zdarzyć, że wykorzystanie narzędzi jest potrzebne wyłącznie przy określonych rodzajach wizyt. W takim wypadku, przy danym rodzaju wizyty należy oznaczyć opcję „Wymaga narzędzi sterylizowanych”. Aby włączyć tę opcję:

• Wejdź w Ustawienia jednostki
• Przejdź do zakładki „Wizyty i usługi”
• Edytuj wybrany rodzaj wizyty, klikając ikonę długopisu po prawej stronie
• Zaznacz pole „Wymaga narzędzi sterylizowanych”
• Kliknij „Zapisz” u góry po prawej stronie

Może się zdarzyć, że wykorzystanie narzędzi jest potrzebne wyłącznie przy określonych rodzajach usług. W takim wypadku, przy danym rodzaju usługi należy oznaczyć opcję „Wymaga narzędzi sterylizowanych”. Aby włączyć tę opcję:

• Wejdź w Ustawienia jednostki
• Przejdź do zakładki „Wizyty i usługi”
• Przejdź do zakładki „Usługi”
• Edytuj wybrany rodzaj usługi, klikając ikonę długopisu po prawej stronie
• Zaznacz pole „Wymaga narzędzi sterylizowanych”
• Kliknij „Zapisz” u góry po prawej stronie

Jeżeli oznaczymy którąś z tych opcji, to przy zakończaniu rodzaju wizyty lub określonej usługi, dla którego zaznaczyliśmy tę opcję system sprawdzi, czy do wizyty zostały już dołożone jakieś narzędzia – jeżeli nie, to przypomni o tym, że wymagane jest dołożenie informacji o zużytych narzędziach i pozwoli je dodać.

Oddawanie zużytych narzędzi do sterylizacji

Gdy narzędzia zostają zużyte ponownie przeprowadzamy proces sterylizacji. Należy wtedy w MONI utworzyć nowy cykl sterylizacji (wpisując do niego produkty i zestawy – oraz ich ilości – wchodzące w skład autoklawu). Przeczytaj wyżej, jak utworzyć cykl sterylizacji krok po kroku. Domyślnie ma on wtedy status „niewysterylizowane”.

• Po przeprowadzonej sterylizacji, uzupełniamy informacje na temat cyklu: data wykonania sterylizacji, nr sterylizacji, data ważności, temperatura, itd.
• Zmieniamy status na „wysterylizowane”.

Od tego momentu narzędzia te są gotowe do wykorzystania (będą się pojawiać na liście narzędzi do wybrania przy poszczególnych wizytach).

Chcę dodatkowo drukować listę wizyt, aby przykleić naklejki z autoklawu. Jak to zrobić?

MONI daje możliwość wydrukowania listy wizyt na 2 sposoby: z poziomu terminarza lub specjalnie dostosowaną listę z poziomu obiektu Sterylizacje – ta lista posiada odstępy między poszczególnymi wizytami, co jest jednoznaczne z miejscem na umieszczenie naklejki z autoklawu.

Jak wydrukować listę? Wejdź w obiekt sterylizacje i kliknij „Wydrukuj listę (wizyt)”.

Jak wykazać prawidłowości w używaniu wyłącznie wysterylizowanych narzędzi w trakcie kontroli?

1. Prezentacja instrukcji – Należy pokazać niniejszą instrukcję – to pozwala wykazać tzw. „staranne działanie”, czyli istnienie formalnego procesu używania narzędzi zgodne z procedurami higienicznymi.
2. Potwierdzenie włączenia modułu sterylizacji –Należy pokazać, że opcja używania wysterylizowanych narzędzi jest włączona.
3. Należy pokazać – dla danej wizyty albo dla losowo wybranych wizyt, że:
   • Zostały dodane odpowiednie narzędzia,
   • W trakcie wykonywania wizyty narzędzia używane w danym zabiegu miały aktualny, ważny okres ważności potwierdzający ich sterylność.

Te kroki pozwalają na jednoznaczne udokumentowanie przestrzegania standardów higienicznych i procedur sanitarnych w placówce.